Unternehmen stehen wegen Corona, des Ukraine-Kriegs und den damit einhergehenden wirtschaftlichen Folgen vor neuen, finanziellen Herausforderungen. Im folgenden Beitrag erfahren Interessierte, welche Herausforderungen es gibt und welche Lösungsmöglichkeiten gerade bei der Verwendung von Excel und SAP für die Unternehmensplanung bestehen.
Fabrikschließungen in Asien infolge der Corona-Krise sowie Frachtkapazitäten in der Schifffahrt haben globale Lieferketten bei sehr vielen Unternehmen nachhaltig gestört, wie die Grafik der DIHK von Anfang 2022 zeigt. Hinzu kommen knappe Rohstoffe, wie z. B. Holz, und Vorprodukte, wie Halbleiter und Mikrochips für elektronische Geräte, die bereits vor Februar 2022 zu Lieferverzögerungen von Endprodukten führten.
Mit Beginn des Ukraine-Konflikts im Februar 2022 wurde die wirtschaftlich schwere Situation sogar nochmal verschärft. Denn die Sanktionen haben nicht nur auf Russland nachhaltige Auswirkungen, sondern auch auf die Wirtschaft und Unternehmen der westlichen Länder und damit auch Deutschland. Explodierende Rohstoff- und Energiekosten, zerstörte Lieferketten im Luftfahrt-, Schiff- und Speditionssektor sind nur einige der schwerwiegenden Folgen. Die Automobilindustrie bezieht beispielsweise 7 % ihrer Bauteile aus der Ukraine, wie die Fachzeitschrift Horizont Ende März 2022 in einem Interview der dfv Mediengruppe berichtet.
Demnach sollen 400.000 Fahrzeuge bis Herbst 2022 nicht gebaut werden können, wenn diese 7 % der Bauteile wegfallen. Jedes fehlende Bauteil, jedes fehlende Lebensmittel, jeder Kostenanstieg bei Brennstoffen und jeder damit einhergehende Lieferengpass oder -ausfall hat schwerwiegende Folgen für Unternehmen.
Auch die Firma Röchling Automotive muss sich diesen Herausforderungen stellen. Das Unternehmen produziert Komponenten auf Kunststoffbasis für den Mobilitätsbereich und legt dabei Wert auf die Produktion nachhaltiger Lösungen. Mit seinen über 6.000 Mitarbeitenden und 41 Standorten in 17 Ländern werden Firmen rund um den Globus beliefert.
„Durch die Corona-Krise hatten wir extreme Einschränkungen bei dem Absatz unserer Komponenten. Im Jahr 2020 hatten wir starke Umsatzrückgänge. Anfang 2021 hatten wir die Hoffnung, dass es besser wird, allerdings kam hier leider das Halbleiterproblem dazu.“, berichtet Inis Laußat, Director Controlling Central bei Röchling Automotive. „Das Hauptproblem für uns war neben der Corona-Krise der Halbleiterengpass im Herbst 2021 (…). Anfang 2022 waren wir der Hoffnung, dass wir die Krisen nun hinter uns hätten, und dann kam der Krieg in der Ukraine (…) Die enorm gestiegenen Energie- und Materialkosten bremsen uns zusätzlich aus.“
Glücklicherweise ist Röchling Automotive trotz der vielen Herausforderungen 2022 gut aufgestellt. Nicht selten kommen viele Firmen durch die genannten Probleme allerdings an finanzielle Grenzen und laufen in den finanziellen Ruin. Deshalb heißt es, jeden Euro umdrehen und neue Abläufe ins Leben rufen und kalkulieren. Daher ist vor allem das Controlling in Krisenzeiten stark gefragt. Denn mithilfe einer effizienten Kostenplanung kann eine realistische Einschätzung der Kostenentwicklung gegeben und so finanziellen Engpässen in Unternehmen frühzeitig entgegengewirkt werden.
„Je höher die Krisen, desto höher der Aufwand im Controlling. (…) Was die Krisen im Controlling verschärft haben, ist meines Erachtens die Erkenntnis, dass wir in der Automatisation und Digitalisierung noch viel Arbeit vor uns haben. (…) Da sind natürlich Planungsprozesse, wie man sie früher gemacht hat, nicht mehr adäquat. (…) Zurzeit erstellen wir sehr viele aufwendige Ad-hoc-Auswertungen und müssen uns immer wieder sehr schnell auf Änderungen einstellen.“, so die Erfahrungen von Frau Laußat.
Viele Firmen und so auch Röchling Automotive nutzen für die Planung SAP. Denn mithilfe von SAP können Daten zentral verwaltet und komplexe Geschäftsprozesse effizient erstellt werden.
Eine Herausforderung bei der Planung von Geschäftsprozessen und der Finanzplanung ist in SAP jedoch, Daten der Bilanz, GuV oder des Jahresabschlusses auf einen Blick abzurufen. Auch die Einsicht von Rechnungen, Belegen oder die Bearbeitung von Detailplanungen ist über SAP nur mit viel Aufwand möglich.
Für die Erstellung von Reportings oder Bearbeitung von Kostenplanungen wird daher vorwiegend Excel verwendet. Denn das Formelwerk von Excel und die tabellarische Darstellung bietet Kostenverantwortlichen viele Planungs- und Gestaltungsmöglichkeiten. Einziges Problem von Excel im Zusammenhang mit der Unternehmensplanung ist, dass die geplanten oder analysierten Daten aus Excel nicht direkt in SAP gebucht werden können. Das heißt Planungsverantwortliche müssen die Daten im Anschluss wieder manuell in SAP einspielen. Ein sehr zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess.
Eine Excel-Integration in SAP kann diese Problematik lösen. Die Lösung Allevo der Kern AG macht genau das. Sie nutzt Excel als Benutzeroberfläche und SAP als Datenbasis, ohne auf externe Software angewiesen zu sein. So können Kostenverantwortliche ihren Fokus in dieser turbulenten Zeit wieder auf die Kostenplanung legen und damit für Ihr Unternehmen einen wichtigen Faktor hinsichtlich der Existenzsicherung beitragen.
„Im Moment nutzen wir Allevo hauptsächlich für die Gemeinkostenplanung – und dieses Jahr auch für die Investitionsplanung. (…) Bei uns in der Zentrale hatte es den Effekt, dass die Leute direkt in SAP über Allevo planen können, sie haben die Vergangenheit im Blick und können gleichzeitig analysieren, was an aktuellen Kosten aufgelaufen ist. Das hat natürlich den großen Vorteil, die Mitarbeitenden näher an die Planung zu bringen und das Kostenbewusstsein zu steigern. (…) Gerade was Investitionen betrifft, haben wir dank Allevo schon jede Menge Arbeit gespart, indem wir die Abschreibungen nicht manuell ausrechnen und laden mussten, was früher mit Excel ungefähr ein bis zwei Tage in Anspruch genommen hat.“, erklärt Frau Laußat und führt fort: „Gerade wenn in der Investitionsplanung nachträglich gekürzt wurde, musste die Finanzbuchhaltung früher alle Abschreibungen neu ausrechnen und buchen. Das geht jetzt dank Allevo wesentlich automatisierter. Vor allem wenn man im Ausland nicht nur eine Abschreibungsbuchung, sondern zusätzlich noch die lokale HGB-Anpassung hat, ist es ein erheblicher Aufwand. So kommen schnell hunderte Buchungen zusammen, die dank Allevo jetzt automatisch im System sind. (…) Auch dass die Kommentare der Beteiligten direkt in SAP sichtbar sind, um zu verstehen, warum etwas geplant worden ist oder warum und vom wem es nachträglich gekürzt wurde. Mit Allevo kann man dies viel besser ohne hohen manuellen Aufwand nachvollziehen. (…)
Die Vorteile von Allevo sind für Frau Laußat und auch viele andere Allevo-Kunden Aspekte, die gerade in der jetzigen Krisenzeit enorm viel Zeit und Nerven sparen und deren Arbeit erleichtern.
„Es ist auf jeden Fall ein Schritt in die richtige Richtung, mit Allevo mehr zu automatisieren und von den Excel-Friedhöfen wegzukommen.“, Inis Laußat, Director Controlling Central Röchling Automotive.