Investitionsplanung mit SAP und Excel
Anlagenbuchhaltung und AfA-Simulation
Herausforderungen der Investitionsplanung mit SAP
Gehen wir davon aus, dass ein Unternehmen spontan eine Investition tätigen muss. Aufgrund der Kurzfristigkeit ist diese Anschaffung nicht in der Kostenstellenplanung aufgeführt, d. h. der Plan-Ist-Vergleich zeigt in diesem Monat eine negative Abweichung im Vergleich zum zuvor prognostizierten Wert an. Die Investitionsplanung ist somit ein wichtiger Aspekt der Unternehmensplanung. Ziel ist es, die einzelnen Anschaffungen der verschiedenen Organisationseinheiten zu sammeln und hinsichtlich ihrer Wirtschaftlichkeit zu bewerten. Letztendlich greifen Sie hierbei auf die Abschreibung (AfA) zurück. Hierbei wird die neue Investition nicht als Kosten in den Plan-Ist-Vergleich eines bestimmten Monats reingerechnet, sondern bei den Abschreibungen vermerkt. Dort wird außerdem festgelegt, wie lange die Abschreibung der Investition läuft.
Möchten Sie nun langfristig und unternehmensweit planen, dann müssen viele Abschreibungen im Unternehmen parallel und überlappend laufen können. Dabei wird in SAP sowohl eine Sonderliste der vorhandenen Anlagen als auch der geplanten Abschreibungen erstellt und jeweils die AfA berechnet. Die zugehörige Abschreibungssimulation (Transaktion AR18 oder RASIMU02) zeigt an, welche Anlagen bei unterschiedlichen Kostenstellen bereits laufen und welche AfA-Werte sich für bestimmte Zeiträume ergeben. Die SAP-Transaktion berechnet somit aus den bestehenden Anlagen (bspw. Maschinen) die zukünftigen AfA-Werte (=AfA-Simulation). Um diese Detailrechnung in eine gesamte Investitionsplanung zu überführen, müssen die einzelnen AfA-Werte exportiert, in Excel zusammengerechnet und anschließend in SAP gebucht werden. Ein Vorgang, der viel Zeit benötigt und häufig Übertragungsfehler zur Folge hat.
Investitionsplanung mit der Excel-Integration in SAP
Die in SAP integrierte Excel-Anwendung Allevo ermöglicht Ihnen eine Detailrechnung und Investitionsplanung direkt in Ihrem SAP-System. Sie können die Abschreibungssimulation in SAP einmalig vor der Planung ausführen, und schon erhalten Sie auf der Excel-Oberfläche des Allevo eine Liste aller AfA-Simulationen für jede Kostenstelle bzw. jeden Auftrag. Diese können Sie nun prüfen und bei Bedarf anpassen. Die ermittelten Abschreibungskosten können dann im nächsten Schritt ganz einfach und automatisch auf die gewünschte Kostenart zusammengerechnet und in SAP gebucht werden — ohne eine separate Rechnung außerhalb von SAP durchführen zu müssen.
Mit Allevo ist eine individuelle Gestaltung der Investitionsplanung möglich, denn die Excel-Liste wird speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Hier können beispielsweise Investitionen aufgeführt, Preise festgelegt sowie die Abschreibungsdauer oder der Abschreibungsbeginn definiert werden. So erhalten Sie am Ende eine Summe von x-beliebigen Investitionsgütern, die direkt in SAP gespeichert werden. Anders als der SAP-Standard bietet Ihnen Allevo die Möglichkeit, Ihre Detaillisten wie geplant in Ihrem SAP-System abzulegen und die Liste sogar im Nachgang nochmal zu öffnen und zu bearbeiten (bspw. für Änderungen der Abschreibungsdauer, Investitionserstellung oder –entfernung).
Die AfA-Simulationen werden also direkt aus SAP übernommen, während Sie gleichzeitig die neuen Investitionen wie gewünscht und ohne viel Aufwand planen. Das Auslesen der Daten und Informationen ist jederzeit möglich. Über das Reporting können Planungsverantwortliche den aktuellen Status mit Plan- und Ist-Daten der Investitionsplanung abrufen, ohne diese nochmal dezentral erfragen zu müssen. Als Benutzeroberfläche dient hier lediglich Excel und es muss keine neue Software implementiert werden.
Allevo kennenlernen
Sie möchten unsere Planungslösung unverbindlich und kostenfrei kennenlernen? Dann nehmen Sie an einem der nächsten Kennenlern-Webinare teil. Hier zeigen wir Ihnen live am System einige Anwendungsbeispiele, beantworten direkt Ihre Fragen und erläutern den Projektablauf. Wir freuen uns auf Ihre Anmeldung.
SAP-konform
Keine doppelte Datenhaltung und sichere Speicherung der Plandaten in SAP.
Individuell
Automatische Übernahme und Buchung der Bestands-AfA und individuelle Planung neuer Anlagen.
Erweiterbar
Dezentrale und zentrale Anpassung der Detaillisten und übersichtliches Reporting in SAP.
Kostenplanung bei der Peek & Cloppenburg KG
Die Enterprise Intelligence erhöhen
Die Unternehmensgruppe Peek & Cloppenburg KG in Hamburg gestaltet mit der vollständig in SAP integrierten Planungslösung Allevo die jährliche Kostenplanung unternehmensweit durchgängig IT-gestützt. Auf diese Weise verbessert die Unternehmensgruppe die Qualität und Aussagekraft seiner Planwerte – und steuert sein Wachstum noch effektiver. Die heute reibungslosen Datenflüsse beschleunigen und verkürzen den Planungsprozess. Zugleich verbessert P&C die Qualität der Planung wie auch der in SAP gespeicherten Daten. Das erhöht die Enterprise Intelligence und ermöglicht valide und tragfähige Auswertungen sowie eine vorausschauende Planung und Steuerung der Firmengruppe. Die mit dem SAP-Berichtswesen durchgeführten Analysen zeigen konzernweit, pro Filiale und Geschäftsbereich detailliert die Kostenentwicklung der letzten 24 Monate auf, etwa bei Personal-, Investitions- und Sachkosten.
Persönliche Beratung?
Sie haben Fragen oder wünschen mehr Informationen zu unserer SAP-Lösung Allevo? Dann schreiben Sie uns eine Nachricht oder rufen Sie uns an. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.
Christian Bieber
Unser Experte fürs Controlling mit SAP.