Aufwand verhindert Sorgfalt
In der Frankfurter Allgemeinen Zeitung vom 9. August wurde in dem Artikel "Viel Ärger mit Excel" im Zusammenhang mit Gesundheitssystemen auf die Aspekte Datensicherheit und Fehleranfälligkeit in Excel zu Zeiten von Corona eingegangen. Dabei wurde vor allem Kritik an Excel als Speicherort einer Vielzahl von Coronadaten, das heißt als Datenbank der Gesundheitssysteme geäußert. Im folgenden Interview möchten wir die genannten Aspekte und Probleme gemeinsam mit unserem CEO Eckhard Moos ein wenig beleuchten und die Vorteile, die wir in Excel für unsere Produkte Allevo und Sparks sehen, herausstellen.
Welche Vorteile bietet die Excel-Oberfläche von Allevo im Gegensatz zu Excel als reines Kalkulationsprogramm?
Eckhard Moos: Wenn man Excel außerhalb von SAP betreibt, dann muss es die Funktion einer Datenbank übernehmen. Wenn man Excel als SAP-integrierte Oberfläche nutzt, übernimmt SAP die Funktion der Datenbank – eingeschlossen aller Berechtigungsangelegenheiten, Stammsatz- und Buchungskontrollen. Das, was daten-, berechtigungs-, prozesskritisch ist, wird von dem bewährten SAP-System übernommen. Und alles, was auf der letzten Meile zum Anwender kritisch ist – das Rechenmodell, die Oberfläche, die Menüführung – erledigt Excel. Und damit hat man das Beste beider Welten verbunden, nämlich die Flexibilität, Variabilität, Gestaltungsmacht von Excel und die Solidität, Sicherheit und Prozesserfahrung von SAP.
Kann Allevo auch bei Mitarbeitenden von Gesundheitsbehörden und Ämtern (beispielsweise zur Speicherung von Daten zur Kontaktnachverfolgung bei Corona) eingesetzt werden?
Eckhard Moos: Soweit die Daten in SAP erfasst oder an SAP übertragen werden, dann ja. Denn wie ich schon ausführte, Grundlage ist die betriebswirtschaftliche Standardsoftware SAP als Datenbank, als Prozessmaschine, als Sicherheitstreiber. Wenn die Voraussetzung gegeben ist, dass das Datenmaterial in SAP aufgenommen, aufgehoben und gesteuert werden soll, dann ist selbstverständlich die SAP-integrierte Excel-Oberfläche die erste Wahl. Denn Excel hat dann nicht mehr die kritische Rolle einer Datenbankumgebung, in der Massen von Daten sicherheitskritisch verwaltet werden müssen, sondern Excel übernimmt die ureigene Aufgabe einer intelligenten, gut zu modellierenden Oberfläche.
Das heißt, dann können die gesamten Daten, die beispielsweise bei Gesundheitsbehörden gesammelt wurden, direkt in SAP gespeichert werden?
Eckhard Moos: Ja, unter der Voraussetzung, dass die Behörden oder auch sonstige privatwirtschaftliche Organisationen die Datenverwaltung und Prozesssteuerung in SAP durchführen. Das entscheidende ist, Sicherheit herzustellen: Daten-, Prozess- und Buchungssicherheit. Da ist SAP einfach super stark.
Gibt es eine Zeilen- bzw. Eintragsbegrenzung bei Allevo? Oder sind wir unbegrenzt?
Eckhard Moos: Weil Excel die Oberfläche bildet, ist Excel die natürliche Grenze. Ich kenne nicht die im FAZ-Artikel genannte Excel-Version. In der früheren Excel-Version waren tatsächlich bei knapp 63.000-64.000 Zeilen Schluss. Bei neuen Excel-Versionen ist das erst bei über einer Million Zeilen der Fall. Das müsste man dann noch genauer beleuchten. Aber das ist nur das Nebenargument. Das Hauptargument hier ist, dass durch die SAP-Integration und die dadurch mögliche Differenzierung von Daten im Frontend gar nicht so viele Daten anfallen. Also nehmen wir mal an, es gibt eine Instanz, die eine große Menge von Daten aufzunehmen hat. Dann kann man die Daten gut ordnen. Angenommen, wir haben einen Landkreis, für den Daten erfasst werden, dann könnte man sagen: „Für die Gemeinde A erfasse ich Daten. Gleiches gilt für Gemeinde B, C und D.“ Das kann in unsere Datenbank wunderbar separiert werden, deshalb fallen bei uns gar nicht auf einen Schlag so viele Daten in der Erfassung an. Das ist etwas anders beim Reporting, da möchte man ggfls. alles überblicken, aber Reporting ist weniger kritisch als die Erfassung von Daten. Wohlgemerkt ist alles in dem Konzept, von dem ich hier spreche, SAP-integriert.
Scheinbar scheint das laut Artikel eine ältere Excel-Version gewesen zu sein, da von 64.000 Zeilen die Rede war.
Eckhard Moos: Da muss ich noch eine Anmerkung dazu machen. Unter der Voraussetzung, dass die Annahme stimmt, dass es sich um eine ältere Excel-Version handelt, dann hätte diese sowieso schon längst abgelöst gehört. Die ist schon seit mindestens 10 Jahren „Out of Exercise“. Und zum zweiten, wenn das jemand nicht weiß, dass bei so einer alten Version die Grenze bei 64.000 liegt, dann ist nicht Excel das Problem, sondern der User hinter dem Excel. Oder die Administratoren dahinter.
Wie sieht es mit speziellen Bezeichnungen in der Excel-Oberfläche von Allevo aus? Würde ein Ausdruck wie „SEP1“ als Genbezeichnung akzeptiert werden oder würde Excel das Format umwandeln?
Eckhard Moos: Zunächst muss ich nochmal unterstreichen, dass wir ein ganz normales Excel nutzen. Da gibt es keine Besonderheiten, was die Erfassung, die Oberfläche und die Funktionalität selbst betrifft. Eine Excel-Zelle ist eine Excel-Zelle – ob diese nun SAP-integriert oder nicht SAP-integriert ist. Insofern gilt das im Grundsatz auch. Das weiß aber jeder, der ein paar Tage in Excel arbeitet, dass, wenn man dem Datumsformat ähnliche Bezeichnungen eingibt, diese auch in ein Datum umgewandelt werden. Das ist Fundamentalwissen. Insofern kann man sich auch nicht wirklich wundern und auch nicht Excel den Vorwurf machen. Das ist ein Thema, mit dem man schon seit den allersten Excel-Tagen zu kämpfen hat. Überhaupt sind datumsähnliche Angaben immer ein Problem. Man könnte das umgehen, indem man die Zeilen von vorneherein im Textformat hält, aber davon möchte ich abraten. Denn irgendwann ruft man es mal in einem Kontext, in dem nicht im Text- sondern Normalformat gearbeitet wird, auf, und dann hat man denselben Fehler. Und der trägt sich dann unbeaufsichtigt und unwissentlich fort. Deswegen sollte man grundsätzlich Bezeichnungen wählen, die datenbanksicher sind, oder man muss an der Stelle wirklich eine professionelle Datenbank einsetzen. Aber da ist die Frage, ob sich das lohnt oder ob man dann nicht lieber Excel-kompatible Bezeichnungen verwendet.
Welche Vorteile bietet das Excel-Add-in und Reporting-Tool Sparks im Gegensatz zu den Reporting-Möglichkeiten von Excel?
Eckhard Moos: Sparks verfolgt einen ganz fundamental anderen Ansatz als der Excel-Standard. Sparks sagt: „Ich nutze die Stärke von Excel auch für die Grafiken selbst.“ Die Excel-eigenen Grafiken verwenden nur die Daten, die in irgendwelchen Zellen von Excel stehen. Sie nutzen aber nicht die Fähigkeiten von Excel – Fähigkeiten, gezielt zu steuern und zu sagen: „Bei dieser Information eines Datensatzes verhalte dich anders als bei einer anderen.“ Beispiel: Bei negativen Daten gibst du dem Balken, der diese negativen Daten anzeigt, eine rote Farbe, bei dem Balken für positive Daten eine grüne Farbe. Ein ganz einfaches Beispiel für unendlich viele andere Möglichkeiten. Durch die gezielte Steuerung des Charts mithilfe von Formeln kann man sehr genau bestimmen, was der Anwender sehen soll. Man kann sich genau und standardisiert einer Visualisierungsnorm gerecht verhalten. Man kann zum Beispiel auch das Corporate Design eines Unternehmens gezielt anwenden. Und ist nicht mehr der Willkür von Excel ausgeliefert. Dort ist es nämlich von Excel selbst gesteuert, ohne, dass man systematisch darauf Einfluss hat.
Wie kann unser Reporting-Tool Sparks im Bereich von Gesundheitsbehörden unterstützen?
Eckhard Moos: Meine Aussage gilt ganz grundsätzlich, aber ich möchte es ein bisschen auf die Gesundheitsbehörden münzen: Sehr beliebt sind Kuchendiagramme, oder auch Tortendiagramme genannt. Und diese Tortendiagramme werden häufig genutzt, um Verhältnisse zueinander aufzuzeigen. Also zum Beispiel das Verhältnis der Geimpften zu den Nicht-Geimpften, das Verhältnis der Infizierten und Nicht-Infizierten, das Verhältnis derjenigen, die nach der Impfung einen schwereren, mittleren oder leichten Verlauf oder auch gar keine wahrnehmbare Reaktion hatten, oder was es da noch an interessanten statistischen Informationen gibt. Diese werden vielfach in Tortendiagrammen abgebildet. Und damit kann der Anwender, wenn man die Tortendiagramme nebeneinanderlegt, im Größenverhältnis nichts anfangen. Das kann man mit Sparks völlig anders machen. Man kann mit Sparks zum einen sehr schön gestalten, sodass man die Größenverhältnisse korrekt skaliert aufzeigt, oder man kann über eine Berichtskette hinweg Farben platzieren. Das kann man mit Sparks ganz gezielt steuern, ohne dass man einen großen Aufwand betreiben muss. Wenn man sowas in Excel umsetzen wollte, müsste man für jedes Chart die Farben neu platzieren – von einer Skalierung ganz zu schweigen. Dazu ist Excel nur unter hohem Aufwand imstande. Ich bin mir bewusst, dass die Aussagen sich eher an den Spezialisten oder die Spezialistin wenden. Aber weil es sich um wirklich wichtige, für die Allgemeinheit entscheidende und für Unternehmen strategische Informationen handelt, gilt es, über diese Informationen sehr vorsichtig und sehr klar und kontinuierlich zu berichten. Und weil wir Menschen im Großen und Ganzen Augentiere sind und in unseren Entscheidungen auch stark von dem visuellen Eindruck leiten lassen – was im Großen und Ganzen nicht verkehrt, sondern häufig auch richtig ist – desto wichtiger ist es, eben hier eine seriöse Skalierung und eine seriöse farbliche Kontinuität darzulegen. Nur so kann man entscheiden, über die Zeit hinweg vergleichen und sich je nachdem korrigieren und neu ausrichten. Es ist also hier von einer ganz zentralen Bedeutung, ohne großen Aufwand aber mit höchster Sorgfalt zu arbeiten. Denn Aufwand verhindert Sorgfalt, d. h. mit Sparks reduzieren wir den Aufwand und steigern gleichermaßen die Qualität.
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