Effiziente Budgetierung & Workflow
Vodafone Deutschland mit Hauptsitz in Düsseldorf ist mit 44 Millionen Kunden und 12 Milliarden Euro Umsatz einer der führenden deutschen Kommunikationskonzerne. 16.000 Vodafone-Mitarbeiter sorgen jeden Tag dafür, dass Internet, Mobilfunk, Festnetz und Fernsehen aus einer Hand geliefert werden können. 2.200 Projekte auf Basis von PSP-Elementen gilt es jedes Jahr seitens Vodafone zu koordinieren. Seit November 2018 nutzen 160 User Allevo für die Projektsteuerung im SAP IM/PS-Modul.
Effiziente Projektbudgetierung & Workflows dank der Agenda-Funktion
"Vodafone Deutschland setzt Allevo nicht, wie der Großteil der Allevo-Kunden, für die Planung des Geschäftsjahres auf Kostenstellenebene (inkl. Hierarchien) ein, sondern für die Budgetierung konkreter Sachverhalte, sprich Projekte, im laufenden Geschäftsjahr.", so Martin Brand, Senior Controller Finance Technology Capex Controlling, Vodafone Deutschland. Das heißt, es werden konkrete Projekte mit Allevo gesteuert und Budgetanpassungen direkt in SAP gebucht. Wegen der strikten Budgetverfügbarkeitskontrolle und der Vielzahl an angebundenen Systemen war es Vodafone wichtig, die erfolgskritischen täglichen Workflows mit Allevo abzubilden und zu steuern. "Wir wollten im Workflow immer sehen, an welcher Stelle sich jeder einzelne Vorgang befindet – wurde schon etwas versendet oder noch nicht. (…) Mit der Agenda-Funktion in Allevo haben wir das alles sehr gut abdecken können, denn mit der wahlweisen Lesefunktion kann sich ein User historische Budgetierungen anzeigen lassen, ohne dass die SAP-Objektsperre neue Budgetierungen auf eben diesem Projekt durch einen anderen User verhindert."
Eine Zeitersparnis von einem Arbeitstag pro Prozess
Der bisherige Prozess der Projektbudgetierung bei Vodafone war sehr komplex, beinhaltete viele Teilschritte und involvierte viele Personen, "die alle in einer definierten Reihenfolge aktiv werden mussten.", Martin Brand, Vodafone Deutschland. Aufgrund eines nur teilautomatisierten Prozesses waren vor Allevo viele Übertragungen von CSV-Dateien und manuelle Schritte notwendig. Wegen der langen Prozessdauer kam es immer wieder vor, dass schon aktive Vorgänge mit Änderungen revidiert werden mussten. Diese geänderten Vorgänge mussten manuell angepasst und gebucht werden, was dazu führte, dass Zahlen zunächst falsch im System standen. "Das hat natürlich enorm viel Zeit und Abstimmungsaufwand gekostet." Dank Allevo und dessen direkte Einbindung in SAP hat sich die Durchlaufzeit nun um ein Vielfaches verringert, denn manuelle Übertragungen sind dadurch hinfällig geworden. Prozesse, die vorher einen Tag gedauert haben, sind nun wesentlich effizienter: "Die Durchlaufzeit hat sich von einem Tag auf ein paar Minuten verkürzt.", betont Annegret Spitmann, Senior Controllerin Finance Technology Capex Controlling, Vodafone Deutschland. Auch die Schnelligkeit im Projekt selbst konnte durch Allevo signifikant verbessert werden, da alle Informationen zu Bestellungen und Umbuchungen jederzeit abrufbar sind, und somit schneller ausgeführt werden können. "Man kann mit Allevo während eines Termins das Problem lösen.", sagt Martin Brand. Dadurch, dass zusätzliche Rüstzeiten während des Vorgangs wegfallen, kann das Controlling die Folgeprozesse direkt anstoßen und Projekte schneller voranbringen.
Einfache Integration & anwenderfreundliche Oberfläche in SAP
Aufgrund der direkten Einbindung von Allevo in das SAP-System von Vodafone war keine aufwendige Implementierung seitens der IT notwendig. "Unser ganzes SAP-System ist darauf ausgerichtet, dass nicht jede Landesgesellschaft ihre individuellen Wünsche erfüllt bekommt, sondern es vor allem zentral gewartet und aktualisiert werden kann. (…) Deshalb ist es enorm hilfreich, dass Allevo mit eigenem Namensraum technisch sauber in SAP abgebildet und eingebunden ist. Allevo greift dabei auf SAP-Standards zurück, was unseren Aufwand bei den regelmäßigen Regressionstests sehr niedrig hält.", so Martin Brand. Gleichzeitig ist es Vodafone wichtig, dass die Anwender möglichst in gewohnter Umgebung weiterarbeiten können, was Allevo dank der individuell anpassbaren Excel-Oberfläche gewährleistet. "Wir sahen eben genau diesen Vorteil von Allevo, den andere Lösungen nicht geboten haben. (…) D. h. wir konnten die Benutzeroberfläche von Allevo in unserem Look & Feel so nachbauen, dass wir dem User praktisch nur sagen mussten: Du musst dich für diesen Fall nur an einem anderen System einloggen, und alles andere ist — ein bisschen überspitzt gesagt — selbsterklärend."
Einen zusätzlichen Mehrwert, den Allevo bietet, ist die Möglichkeit, auf der Excel-Oberfläche mit Parametern zu arbeiten: "Ein weiterer Vorteil des Produkts ist die Flexibilität. Denn Vieles muss nicht im Code umgesetzt, sondern kann über Parameter gelöst werden, sodass man da stets flexibel ist.", so Annegret Spitmann.