Die Planung mit SAP hat sich über viele Jahre hinweg bewährt – insbesondere die Kombination aus SAP und Microsoft Excel. Die klassische Integration von Excel in die SAP GUI bietet eine stabile und flexible Grundlage für zahlreiche Planungsanforderungen und ist in vielen Unternehmen fest etabliert.
Gleichzeitig haben sich die Anforderungen an Planungsprozesse in den vergangenen Jahren deutlich weiterentwickelt. Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Performance, Webfähigkeit und Integration moderner Oberflächen gewinnen zunehmend an Bedeutung.
Vor diesem Hintergrund rücken alternative Ansätze stärker in den Fokus. Mit dem Allevo Business Client (ABC) und dem Fiori Connector stehen beispielsweise Lösungen zur Verfügung, die bewusst auf die klassische SAP GUI verzichten, ohne dabei die Stärken der etablierten Methode aufzugeben. So lassen sich moderne Anforderungen mit bewährten Prinzipien der SAP-gestützten Planung sinnvoll verbinden.
Die Standardlösung: SAP GUI und Excel
Die Einbindung von Excel in die SAP GUI schafft gegenüber einer isolierten Planungslösung mehrere wesentliche Vorteile: So ist wenig Abstimmung mit der Windows-Basis erforderlich und die Bereitstellung erfolgt direkt innerhalb von SAP. Zudem sind alle relevanten Informationen unmittelbar im System sichtbar, was eine konsistente und verlässliche Datenbasis im Sinne einer „Single Source of Truth“ unterstützt.
In der praktischen Anwendung können – insbesondere in heterogenen IT-Landschaften mit unterschiedlichen Systemständen – vereinzelt Herausforderungen auftreten. Dazu zählen beispielsweise Unterschiede zwischen Excel-Versionen oder Update-Ständen. Je nach Kombination aus Excel- und SAP GUI-Version kann es zu Problemen kommen. Hier gilt: Je moderner sowohl die Excel- als auch die SAP GUI-Version ist, desto besser.
Im Hinblick auf die Benutzeroberfläche zeigt sich, dass einige Komfortfunktionen – wie sie aus modernen Anwendungen bekannt sind – nicht durchgängig zur Verfügung stehen, beispielsweise fehlende Summenanzeigen oder Shortcuts.
Nichtsdestotrotz bleibt die Kombination aus SAP GUI und Excel eine bewährte und leistungsfähige Lösung, die insbesondere in einheitlichen Systemlandschaften ihre Stärke voll ausspielen kann und ein hohes Maß an Planungssicherheit bietet. Mit zunehmender Nutzeranzahl oder unterschiedlichen Excel-Versionen bieten ergänzende Ansätze eine sinnvolle Möglichkeit, Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität weiter zu erhöhen.
Alternative 1: Offline-Planung in Excel mit dem Allevo Workbook
Konzept: Die Daten werden aus SAP nach Excel exportiert, lokal bearbeitet und anschließend wieder in SAP importiert.
✅ Vorteile
Ideal für bestimmte Szenarien, z. B. wenn externe Mitarbeiter Zugriff benötigen
Schnell einsetzbar und flexibel
⚠️ Nachteile
Kein Echtzeitstatus, Daten liegen "offline"
Mehraufwand für Export und Import der neuen Daten
Erhöhtes Risiko von abweichenden Werten zwischen SAP und Excel
Alternative 2: Allevo Business Client (ABC) als Add-in
Konzept: Der Allevo Business Client (ABC) ist als Add-in in Excel integriert und ersetzt damit die SAP GUI.
✅ Vorteile
Stabiler und schneller als die SAP GUI
Alle Daten werden temporär im Excel-Master geladen und über die "Buchen"-Funktion nach SAP übertragen
Portable Version verfügbar – einfacher Start ohne großen IT-Rollout
Batchmodus: automatisches Verarbeiten mehrerer Objekte in einem Arbeitsgang (z. B. bei großen Planungsdurchläufen)
Launcher App (optional) erlaubt einen zentralen Einstieg und die Verwaltung der Excel-Vorlagen im SAP BDS
⚠️ Nachteile
Zusammenarbeit mit Windows-Administratoren bei der Installation nötig
Belegzugriff nur über die SAP-WEB GUI
Erklärungsbedarf für Benutzer, da Excel-ähnlich, aber anders funktional (z. B. Button "Buchen" statt "Speichern")
Alternative 3: Fiori-Connector für den Allevo Business Client
Konzept: Das Add-on für den Allevo Business Client (ABC) ermöglicht den Programmstart entweder über eine Fiori-Kachel oder über eine URL.
✅ Vorteile
Direkter Einstieg in den ABC ohne Klick auf Excel-Datei
URLs können Master, Objektauswahl, Layouts, Parameter übergeben, d. h. hier ist eine URL-basierte Steuerung möglich
Mehrere Master parallel bearbeiten
Unterstützt Single-Sign-On
Flexibel:
Start aus Fiori-Kacheln
Start aus jeder App, die eine URL darstellen kann
Start über die gewohnte Einstiegsmaske via Web-GUI
⚠️ Nachteile
Technisch abhängig von Windows-Administratoren für Single-Sign-On und Installationen
Ohne Single-Sign-On: häufiges Eingeben des Passwortes nötig
Die Vorteile des Fiori-Connectors mit Allevo
Automatisch
Ein Klick auf die Fiori-Kachel oder eine URL öffnet automatisch über den Allevo Business Client die richtigen Master-Dateien in Excel, sodass kein manueller Start von Excel und ABC erforderlich ist.
Parameter
Mit dem Connector werden Parameter wie Layout, Objekt, Gruppe, Server oder Masterpfad übergeben, sodass direkt der passende Master mit der richtigen Objektauswahl geöffnet wird.
Performance
Im Gegensatz zu Fiori allein kann der ABC mehrere Instanzen parallel starten und im Batchmodus viele Objekte automatisiert verarbeiten, was eine besonders hohe Performance ermöglicht.
Zugriffe
Der Master kann schreibgeschützt geöffnet werden, sodass mehrere Benutzer gleichzeitig konfliktfrei arbeiten können; die Berechtigungen werden über Allevo und SAP gesteuert.
Integration
Durch Integration in bestehende Prozesse starten Links aus PowerPoint oder Portalen den ABC ohne Excel – ideal für Planungsprozesse mit Makros und komplexen Formeln.
Alternativen zur SAP GUI - Fazit
Die klassische Kombination aus SAP GUI und Excel stellt eine bewährte und weit verbreitete Lösung dar, die insbesondere durch ihre direkte Integration und zentrale Datenhaltung überzeugt. In bestimmten Szenarien kann sie jedoch an ihre Grenzen stoßen, etwa bei heterogenen Systemlandschaften oder erhöhten Anforderungen an Stabilität und Performance. Die Offline-Planung bietet hier eine sinnvolle Ergänzung für ausgewählte Anwendungsfälle, ist jedoch hinsichtlich Aktualität und Konsistenz naturgemäß eingeschränkt.
Der Allevo Business Client (ABC) stellt in diesem Kontext eine moderne Weiterentwicklung dar, die zusätzliche Stabilität, Performance und Flexibilität ermöglicht, insbesondere durch parallele Nutzung und automatisierte Prozesse. In Kombination mit dem Fiori-Connector entsteht eine integrierte Umgebung, die den Zugriff vereinfacht, Prozesse beschleunigt und eine zentrale Steuerung unterstützt. Damit ergänzt dieser Ansatz die bestehende SAP GUI-basierte Planung sinnvoll und schafft zugleich Potenziale für effizientere und skalierbare Planungsprozesse.
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